Cloud File Sharing

Cloud Sharing

Karena Anda ingin memangkas biaya dan meningkatkan kepuasan karyawan, Anda mungkin mempertimbangkan untuk mengizinkan lebih banyak karyawan bekerja dari jarak jauh. Penelitian terbaru menunjukkan bahwa karyawan jarak jauh lebih produktif dan menghemat uang perusahaan Anda. Namun, penelitian tersebut juga menunjukkan bahwa sebagian besar karyawan lebih suka bekerja hanya paruh waktu dari rumah. Untuk memastikan keamanan dan berbagi informasi, Anda mencari solusi yang memungkinkan berbagi file cloud untuk bisnis seperti milik Anda.

Apa itu berbagi file cloud?

Ditambatkan ke perangkat yang disediakan perusahaan tidak lagi memungkinkan produktivitas bisnis. Dengan demikian, Anda mulai mencari cara agar data Anda tersedia di berbagai lokasi. Klien sinkronisasi adalah perangkat lunak yang memastikan informasi pada perangkat diperbarui secara otomatis ke cloud. Namun, seringkali dapat mencakup titik akses lainnya. Misalnya, beberapa platform kolaborasi menawarkan seret-dan-lepas, berbagi folder individual, atau pembuatan folder tim. Manfaat tambahan termasuk memungkinkan banyak pengguna untuk mengerjakan dokumen yang sama secara bersamaan, menawarkan pusat data geografis tertentu, dan penyebaran data terdistribusi untuk kemampuan unggah/unduh yang lebih cepat.

Berbagi file berbasis cloud memungkinkan semua orang di organisasi menyinkronkan dan berbagi informasi – terlepas dari lokasi mereka. Dengan berbagi file cloud, karyawan Anda kini dapat mengakses dan mengedit file dari mana pun mereka memiliki koneksi internet. Pada saat yang sama, fitur kolaborasi cloud memungkinkan orang lain dalam organisasi mengakses perubahan tersebut secara real time.

Apa perbedaan berbagi file untuk bisnis dengan berbagi file untuk pengguna individu?

Saat pengguna perlu berbagi file melalui internet, mereka dapat memilih hampir semua media untuk melakukannya. Anda dapat mengirim file melalui email, media sosial, Skype, dan semua platform berbagi file gratis di luar sana. Berbagi file untuk masing-masing pengguna tidak menyiratkan langkah keamanan yang ditingkatkan – selama Anda memercayai platform dan pengguna yang Anda ajak berbagi file, tidak apa-apa untuk melakukannya sesuai keinginan Anda. Misalnya, Anda dapat membuat folder bersama di Google Drive dan menggunakannya sebagai penyimpanan dan situs kolaborasi. Namun, bisnis menangani informasi yang jauh lebih sensitif.

Folder yang dibagikan perusahaan dapat menyimpan informasi kekayaan intelektual, kredensial akun pengguna, dan spesifikasi file proyek. Ini menyiratkan dua aspek penanganan data yang penting – aksesibilitas dan keamanan. Untuk memenuhi keduanya, bisnis memerlukan penyedia penyimpanan andal yang memahami dan menangani protokol integritas file, preferensi pengguna, dan fitur keamanan siber untuk melindungi bahkan satu file dalam penyimpanan setiap saat.

Apakah penyimpanan cloud aman?

Biasanya, penyimpanan cloud sebagai opsi berbagi file dipuji karena aksesibilitas file. Meskipun demikian, penyedia penyimpanan cloud khusus juga memperkuat file cadangan melalui alat keamanan siber bertenaga AI.

Memiliki file Anda yang dienkripsi sebelum, selama, dan setelah transit ke fasilitas cadangan berarti mereka akan dilindungi bahkan jika dicegat oleh penjahat dunia maya.

Selain itu, penyimpanan cloud melindungi file Anda dari bencana alam berbasis lokal dan mengurangi penghapusan yang tidak disengaja.

Platform berbagi file internet gratis

Tidak semua bisnis memiliki anggaran untuk menggunakan layanan penyimpanan cloud berbayar. Namun, UKM memiliki banyak opsi paket gratis untuk berbagi file dan memanfaatkan penyimpanan gratis. Tiga pilihan utama adalah Google Drive, Dropbox, dan Microsoft OneDrive.

Mari kita jelajahi di bawah ini.

Google Drive (Google Dokumen)

Jika bisnis Anda sudah menggunakan ekosistem Google, Google Drive adalah opsi berbagi file yang sangat baik.

Ini mengintegrasikan semua fitur produktivitas Google, dengan Google Docs yang paling banyak digunakan. Akun gratis menawarkan ruang penyimpanan gratis sebesar 15 GB di semua layanan Google. (jadi, mungkin jangan gunakan Foto Google untuk menyimpan foto pribadi di akun yang sama)

Pengguna MacOS dan Windows dapat menyiapkan klien desktop Pencadangan dan Sinkronisasi untuk memilih folder guna menyinkronkan data file ke Google Drive. Setelah disinkronkan, semua pengguna yang diizinkan akan dengan mudah mengakses file dan folder bersama.

Dengan paket berbayar, Anda bisa mendapatkan penyimpanan cloud hingga 5 TB beserta utilitas Google Workspace – Drive, Gmail, Dokumen, Callendar, dan fitur kolaborasi lainnya.

Dropbox

Dropbox adalah salah satu pemain besar di pasar bisnis saat ini. Ini menawarkan fitur keamanan dan manajemen data kelas atas di samping ekosistem komprehensif aplikasi pihak ketiga terintegrasi. Misalnya, pengguna dapat membuat dokumen Microsoft Office dan Google Docs/Slide/Sheets di dalam Dropbox dan menggunakan antarmuka Spaces bersama untuk meningkatkan kolaborasi.

Namun, akun gratis menawarkan ruang penyimpanan 2GB – bagus jika Anda terutama membuat dokumen, tetapi akan cepat terisi jika SMB Anda bergantung pada file dan folder media yang lebih besar.

Dropbox menawarkan berbagai paket berbayar, dengan opsi Lanjutan yang memberikan penyimpanan tak terbatas untuk 3+ pengguna.

Microsoft OneDrive

OneDrive terintegrasi mulus dengan Microsoft 365 dan Office 365, serta semua aplikasi perangkat seluler Microsoft. Ini juga memungkinkan kolaborasi waktu nyata dalam dokumen Microsoft Office. Paket gratis memberi pengguna ruang penyimpanan 5GB.

Paket berbayar menawarkan deteksi ransomware dan pemulihan cadangan, keamanan tingkat perusahaan, autentikasi dua faktor, dan fitur kunci otomatis.

Pro dan kontra dari layanan berbagi file internet gratis

Sementara sebagian besar pengguna biasa menemukan opsi berbagi file gratis sebagai pilihan masuk, layanan semacam itu memiliki beberapa kelemahan, terutama untuk bisnis yang lebih besar.

Pro

  • Mudah digunakan
  • Terjangkau
  • Membutuhkan sedikit dukungan dan overhead infrastruktur
  • Berbagi file yang fleksibel
  • Penyimpanan luring tersedia
  • Kenyamanan

Kontra

  • Ruang penyimpanan terbatas
  • Fitur keamanan siber yang lebih buruk
  • Alat kolaborasi dasar saja

Layanan berbagi file berbayar

Layanan penyimpanan cloud berbayar memungkinkan bisnis untuk berbagi file di tingkat tertinggi. Perusahaan Anda bisa mendapatkan keuntungan dari keamanan yang kuat, izin akses yang dapat disesuaikan, penyimpanan tidak terbatas, folder yang disinkronkan secara otomatis, dukungan blok pesan server (protokol SMB), sinkronisasi file perusahaan, pemulihan file, dan fitur lainnya untuk merampingkan manajemen alur kerjanya.

Aksesibilitas yang ditingkatkan

Tujuan inti dari berbagi file adalah untuk memungkinkan pengguna mengakses file tanpa hambatan – di mana saja, kapan saja.

Sementara layanan penyimpanan online dasar menawarkan tingkat fungsionalitas tertentu, vendor berbagi file khusus mencakup semua aspek kolaborasi.

Satu pengguna dapat berbagi banyak file sementara rekan kerja mereka dapat mengakses dan mengeditnya secara bersamaan dengan berbagai cara. Selama Anda telah mengatur izin pengguna yang tepat, Anda dapat yakin bahwa semua file Anda tersedia untuk meningkatkan kinerja Anda tanpa downtime.

Keamanan data yang tinggi

Akun gratis jarang mengemas opsi keamanan tingkat lanjut. Layanan penyimpanan cloud terbaik berfokus pada enkripsi data dan deteksi malware untuk memastikan bahwa file yang dibagikan tidak pernah disusupi oleh penyerang yang mengganggu.

Dengan enkripsi tingkat atas, Anda memastikan bahwa semua data penting bisnis dan rahasia pengguna tetap terlindungi setiap saat.

Pencegahan kehilangan data yang andal

Serangan dunia maya bukan satu-satunya ancaman terhadap integritas data. Bencana alam dan kesalahan pengguna juga dapat mempengaruhi file kerja secara signifikan. Meskipun Anda tidak memiliki kendali atas bencana alam, Anda dapat meningkatkan kesadaran pengguna untuk mengurangi kesalahan. Meskipun demikian, kecelakaan bisa terjadi, jadi pencadangan dan pemulihan sangat penting untuk menjamin ketersediaan file.

Penyedia penyimpanan cloud terbaik menawarkan pencadangan otomatis dan reguler. Jika Anda membuat beberapa cadangan data dan mengikuti Aturan Pencadangan 3-2-1 , Anda dapat dengan mudah mengambil file penting dalam peristiwa kehilangan data.

Apa manfaat berbagi file penyimpanan cloud?

Sementara beberapa manfaat berbagi file cloud online dapat dilihat di buku besar Anda, yang lain mungkin kurang jelas. Biaya di muka dapat menghambat adopsi awal untuk beberapa perusahaan. Namun, sinkronisasi dan berbagi file cloud menawarkan berbagai manfaat yang tidak memberikan nilai yang berbeda. Sebelum memilih penyedia berbagi file penyimpanan cloud, Anda harus mempertimbangkan semua informasi.

Penghematan biaya

Di masa lalu, opsi penyimpanan tradisional mengharuskan pengguna membeli perangkat keras untuk mengaktifkan bisnis mereka. Saat Anda menskalakan, biaya server baru dan lebih banyak memori menjadi penghalang biaya. Dengan berbagi dan penyimpanan file cloud, Anda dapat memasukkan memori tambahan sesuai kebutuhan. Fleksibilitas ini memungkinkan Anda membelanjakan apa yang Anda mampu saat Anda membutuhkannya, daripada memaksa Anda melakukan investasi jangka panjang berbiaya tinggi yang membatasi skalabilitas.

Berbagi file tim

 Apakah Anda bisnis kecil dengan karyawan yang bekerja dari rumah atau perusahaan multinasional besar, karyawan Anda mungkin tidak selalu berada di tempat yang sama pada waktu yang sama. Dengan berbagi file tim, layanan cloud menawarkan cara untuk menghubungkan semua orang, di mana pun mereka berada. Kemampuan untuk berbagi informasi dengan cepat dan efisien memungkinkan Anda merampingkan aktivitas bisnis Anda. Karyawan di zona waktu yang berbeda dapat bekerja dari versi dokumen yang sama pada waktu yang berbeda. Anda tidak perlu lagi khawatir tentang banyak versi dari file yang sama, yang dapat menyebabkan hilangnya data.

Respon cepat

Layanan pelanggan yang baik berarti respons cepat terhadap masalah. Meskipun mungkin pukul 17:30 di area lokasi bisnis Anda, mungkin pukul 14:30 untuk pelanggan Anda. Saat Anda memerlukan akses ke file Anda setelah jam kerja, Anda memerlukan cara untuk mengaksesnya tanpa harus kembali ke kantor. Aplikasi seluler untuk tablet dan ponsel cerdas yang memungkinkan Anda mengakses data dari jarak jauh meningkatkan kepuasan pelanggan. Faktanya, menurut penelitian, 85% pelanggan akan membayar lebih untuk mendapatkan pengalaman yang lebih baik. Respons yang lebih cepat dan terinformasi untuk pertanyaan menggunakan berbagi file cloud online yang terhubung ke aplikasi seluler adalah manfaat tersembunyi dari cloud.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat memilih layanan berbagi file penyimpanan cloud terbaik

Ketika sesuatu terdengar mudah, itu mungkin menarik. Dalam kasus bisnis yang mengintegrasikan berbagi file cloud online, perangkapnya adalah keamanan data dan kemudahan migrasi. Dalam beberapa kasus, misalnya, Anda mungkin tidak dapat menyinkronkan dan berbagi semua dokumen dan file tanpa memenuhi persyaratan keamanan. Dalam kasus lain, Anda mungkin ingin mengontrol informasi hak milik.

Keamanan data

Meningkatnya jumlah dan tingkat keparahan pelanggaran, serta serangan ransomware, berarti Anda perlu melihat  perlindungan keamanan data penyedia layanan cloud Anda. Anda memerlukan solusi berbagi cloud yang menggabungkan enkripsi data transit dan nonaktif serta menyediakan jejak audit. Anda juga memerlukan cara untuk mengelola akses pengguna dan autentikasi untuk memastikan hanya orang yang tepat yang dapat melihat informasi Anda. Sama pentingnya, Anda perlu mengamankan perangkat milik karyawan sebagai bagian dari kebijakan Bring-Your-Own-Device (BYOD) untuk memastikan kebersihan siber karyawan tidak melemahkan keamanan data Anda.

Tingkat layanan

Tidak semua layanan sinkronisasi dan berbagi file cloud bekerja dengan cara yang sama. Misalnya, platform Infrastruktur sebagai Layanan menawarkan kemampuan integrasi seluruh perusahaan, yang dapat mencakup layanan sinkronisasi dan berbagi file, serta layanan lainnya. Namun, beberapa penyedia layanan pihak ketiga mungkin hanya menyediakan kemampuan sinkronisasi dan berbagi.

Meninjau perjanjian tingkat layanan (SLA) dapat membantu Anda mengevaluasi layanan yang diberikan, yang memungkinkan Anda membuat keputusan berdasarkan rangkaian lengkap kebutuhan perusahaan Anda.  

Kepatuhan keamanan informasi

Industri dan wilayah geografis yang sangat diatur berfokus pada hal ini sebagai pemecah kesepakatan. Persyaratan peraturan dan praktik terbaik keamanan informasi berfokus pada privasi dan kerahasiaan data, terutama untuk informasi identitas pribadi.

Misalnya, penyedia layanan kesehatan atau rekan bisnisnya memerlukan penyedia layanan yang sesuai dengan Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Perusahaan di Uni Eropa memerlukan penyedia yang mematuhi Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR). Baik itu persyaratan peraturan atau mendapatkan kepercayaan pelanggan, Anda ingin memastikan bahwa Anda melakukan uji tuntas saat memilih penyedia berbagi file cloud online.

Efektivitas biaya

Penyedia berbagi file yang berbeda menawarkan berbagai paket langganan untuk layanan populer. Meskipun bisnis dapat memperoleh manfaat dari sebagian besar fitur tambahan, pengguna individu mungkin lebih memilih untuk tetap menggunakan paket gratis. Hal yang sama berlaku untuk UKM yang tidak membutuhkan lebih banyak penyimpanan untuk file dan foldernya.

Sangat penting untuk memilih platform berbagi file yang dikemas dengan alat yang tepat, fitur tambahan, dan aplikasi lain untuk mendukung proses dan kolaborasi bisnis Anda. Jika bisnis Anda menuntut penyimpanan tidak terbatas (mungkin Anda mengandalkan file video yang luas agar tetap tersedia untuk diedit), akun gratis tidak akan ada gunanya. Jika Anda hanya membutuhkan platform untuk menyimpan file dan memberikan akses ke pengguna lain, Anda dapat melakukannya tanpa fitur mewah dan memilih langganan yang lebih konservatif.

Kemudahan migrasi

Memilih berbagi file cloud terbaik untuk bisnis kecil berarti melihat seberapa cepat Anda dapat memindahkan informasi ke cloud. Jika Anda bukan perusahaan teknologi dengan sumber daya TI terbatas, Anda memerlukan solusi yang menyederhanakan prosesnya. Anda perlu meninjau sistem operasi perusahaan dan karyawan Anda untuk memastikan bahwa pilihan Anda kompatibel dengan Windows, Android, macOS, dan iOS untuk menggabungkan berbagai perangkat.

Kemudahan penggunaan

Mengelola akses dan autentikasi bisa terasa rumit. Saat memilih layanan penyimpanan cloud, Anda ingin dapat mengaktifkan dan menjalankannya secepat mungkin. Meraba-raba pengaturan pada platform yang sulit dinavigasi dapat memperpanjang proses dan menyebabkan pengaturan yang salah. Saat meneliti layanan berbagi file cloud, Anda ingin menemukan layanan yang membutuhkan pelatihan minimal dan menawarkan konsol manajemen langsung.

Menemukan akses file, sinkronisasi, dan solusi berbagi yang tepat dapat meningkatkan produktivitas bisnis dan kepuasan pelanggan Anda. Acronis Cyber ​​Protect Cloud Advanced File Sync & Share , melalui mitra kami, menawarkan kontrol keamanan yang Anda perlukan dengan kemampuan untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Acronis Advanced File Sync & Share berfungsi di perangkat seluler populer, Mac, dan PC. Untuk pengguna Microsoft Office, integrasinya dengan aplikasi seluler MS Office memungkinkan karyawan Anda untuk mengedit dari mana saja sambil mempertahankan kontrol file tertinggi. Bagi perusahaan yang perlu memenuhi tujuan kepatuhan berdasarkan peraturan atau standar industri, Acronis Advanced File Sync & Share juga menawarkan jejak audit untuk membuktikan manajemen pengguna, aplikasi, dan kepatuhan perlindungan data.